Podpisywanie umowy o pracę online w Niemczech

Od stycznia 2025 roku pracodawcy zyskali istotne ułatwienie – możliwość podpisywanie umowy o pracę online w Niemczech. W wielu przypadkach nie ma już konieczności sporządzania papierowej wersji dokumentu, choć nadal obowiązują wyjątki, w których wymagana jest tradycyjna, fizyczna forma umowy.

Nowe regulacje dotyczące umów o pracę online w Niemczech

Dotychczas niemieckie prawo, mimo dopuszczania umów ustnych i cyfrowych, wymagało pisemnego potwierdzenia kluczowych warunków zatrudnienia. Dokument ten musiał zawierać szczegóły dotyczące wynagrodzenia, godzin pracy oraz urlopu, a jego papierowa wersja była niezbędna zgodnie z § 126 BGB.

Nowe przepisy wprowadzone na mocy Ustawy o ulgach biurokratycznych IV upraszczają ten proces. Od 1 stycznia 2025 roku w większości przypadków wystarczająca jest forma tekstowa umowy, eliminując konieczność drukowania i odręcznego podpisywania dokumentów. Wyjątek stanowią określone sytuacje, w których nadal obowiązuje tradycyjna procedura.

Jak zawierać umowę o pracę online?

Dzięki zmianom w prawie, umowy o pracę mogą być teraz przesyłane drogą elektroniczną – np. e-mailem lub przez komunikatory internetowe. Warunkiem jest, aby pracownik miał możliwość ich odczytania, zapisania i wydrukowania. Dokumenty muszą zawierać wszystkie kluczowe informacje dotyczące zatrudnienia, a ich cyfrowa forma powinna spełniać wymagania § 126b BGB oraz NachwG.

Aby zawieranie umów online było zgodne z prawem, należy:

zapewnić możliwość archiwizacji dokumentu przez pracownika,
uzyskać potwierdzenie odbioru umowy (np. poprzez e-mail lub zwrotną wiadomość).

Eksperci zalecają, aby pracodawcy dodawali do wiadomości prośbę o potwierdzenie jej otrzymania. Jeśli pracownik nie odpowie mimo przypomnień, pracodawca może wysłać umowę w wersji papierowej.

Umowa o pracę przez e-mail i WhatsApp

Od 2025 roku pracodawcy mogą zawierać i modyfikować umowy o pracę za pomocą systemów kadrowych, poczty elektronicznej oraz komunikatorów internetowych. Rozwiązanie to jest szczególnie popularne w małych firmach (poniżej 10 pracowników), gdzie często w ten sposób uzgadnia się zmiany dotyczące wynagrodzenia czy godzin pracy.

Mimo cyfryzacji, pracownik ma nadal prawo do otrzymania pisemnego potwierdzenia warunków zatrudnienia. Choć elektroniczna forma usprawnia proces administracyjny, pracodawcy muszą przestrzegać zasad dotyczących przejrzystości i ochrony praw pracowniczych.

Rozwiązanie umowy o pracę online

Nowe przepisy dotyczą jedynie zawierania umów – ich rozwiązanie nadal wymaga formy pisemnej. Oznacza to konieczność wydrukowania, podpisania i dostarczenia dokumentu w tradycyjny sposób. Wypowiedzenie umowy przez e-mail czy komunikator nie jest prawnie skuteczne.

Regulacja ta ma na celu zapobieganie pochopnym decyzjom. Na przykład, jeśli pracownik prześle zdjęcie podpisanego wypowiedzenia przez WhatsApp, nie będzie ono prawnie wiążące. Wymóg fizycznej kopii zapewnia czas na ponowne przemyślenie decyzji.

Kiedy wymagana jest papierowa umowa?

Niektóre rodzaje umów nadal wymagają formy pisemnej, np. umowy na czas określony. Można je zawrzeć elektronicznie jedynie przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego (qeS). W przeciwnym razie obowiązuje tradycyjna procedura.

Ponadto, w określonych branżach nadal obowiązuje wymóg papierowej umowy ze względu na wysokie ryzyko nielegalnego zatrudnienia. Dotyczy to sektorów takich jak:

budownictwo,
gastronomia,
transport pasażerski,
logistyka,
przemysł mięsny,
leśnictwo,
sprzątanie budynków,
show-biznes,
ochrona,
targi i wystawy.

Te regulacje mają na celu zabezpieczenie interesów pracowników oraz kontrolę zgodności warunków zatrudnienia z niemieckim prawem pracy.

Jeśli masz jakieś pytania, możesz skontaktować się z nami pod numerem telefonu +48 17 2000 123 lub za pośrednictwem e-mail .

Rozlicz swój podatek z Niemiec – Skorzystaj z DARMOWEJ KALKULACJI

Nasz Facebook